Gestion d’un système de webconférence via Zoom ou Teams

HEC Paris, dont le siège social est situé au 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017 Paris met en œuvre un système de gestion de webconférence pour permettre à des publics distants d’assister et de participer à de classes ou réunions virtuelles. Un suivi est réalisé et enregistré par la plateforme lors de l’accès et la navigation dans l’espace utilisateur à des fins de statistiques ultérieures et le cas échéant pour attester du suivi de la formation. L’organisateur peut enregistrer la session en mode vidéo et/ou audio puis, le cas échéant, mettre ces ressources à disposition des participants du programme.

La base légale du traitement est la mission d’intérêt public (cf. article 6.1.e) du Règlement européen sur la protection des données conformément l’article L131-2 du code de l’éducation.

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées. Les données liées à la collecte de l’environnement visuel et sonore des apprenants ne sont pas obligatoires mais en ce cas, la personne doit désactiver sa caméra et son micro. Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée (voir https://www.cnil.fr/fr/profilage-et-decision-entierement-automatisee).

Les catégories de données collectées sont : l'identité, des images, les coordonnées, des éléments de vie scolaire pour les apprenant et de vie professionnelle pour les collaborateurs et enseignants et des données techniques ou de connexion notamment cookies et logs et autres données type commentaires dans les chats, messages, vidéo de présentation personnelle ou collective.

Les collaborateurs, enseignants et intervenants, étudiants et participants à une formation de HEC Paris ayant reçu une invitation à un cours ou une réunion en ligne, via un email ou via leur environnement numérique de travail.

Les données sont gérées par les personnels administratifs et enseignants concernés de HEC Paris et consultées par les autres étudiants du cours dès lors qu’elles sont publiées dans le cadre du dit cours.

Les personnels de la DSI de HEC Paris et de la société en charge de l’exploitation et de la maintenance de la plateforme peuvent également accéder aux données, à cette seule fin.

En accédant aux sessions en ligne, vous êtes informés que les données personnelles collectées dans le cadre du présent traitement sont transférées à des fins d’hébergement sur des serveurs américains.

Les données transférées pourront également être utilisées par notre prestataires à des fins de diagnostic et de maintenance.

Les données sont conservées, selon le type de formation, conformément aux obligations légales de HEC Paris pour ce qui concerne des contenus de la plateforme et d’un an pour les logs.

Vous disposez d'un droit d’accès, de modification, de suppression, d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement sur les données qui vous concernent. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) :

• contacter notre DPO par voie électronique : donnees-personnelles@hec.fr
• contacter notre DPO par courrier postal :
  Le délégué à la protection des données
  HEC Paris
  1 rue de la libération
  78350 Jouy-en-Josas

Pour des informations complémentaires sur vos données et vos droits : Politique concernant la protection des données personnelles.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.