Gestion des examens

HEC Paris, dont le siège social est situé au 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017 Paris met en œuvre un traitement afin d’assurer la gestion de ses examens et leur surveillance.

Lorsque l’examen est géré avec des moyens en ligne. La surveillance peut alors être faite soit par le biais d’une visioconférence et un surveillant, soit par un système de surveillance en ligne d’examens, désigné ci-après par surveillance asynchrone, qui est paramétré selon les modalités souhaitées par l’enseignant pour l’examen qu’il propose.

En cas d’examens gérés par surveillance asynchrone, un enregistrement vidéo et audio est réalisé, le comportement de l’étudiant lié à l’usage de son navigateur, son équipement et ses interactions avec son environnement seront tracés et permettra de déterminer un score en lien avec les attentes minimales de respect des règles fixées pour l’examen.

En cas de score non atteint ou de doute quant au comportement de l’examiné, l’enseignant ou un responsable de programme sera chargé de vérifier les différents éléments enregistrés afin de statuer sur le respect des règles.

S’il y a constat d’un manquement, un rapport sera constitué, édité et classé dans le dossier scolaire de l’apprenant concerné et donnera lieu à une prise en compte quant aux résultats obtenus.

La base légale du traitement est la mission d’intérêt public (cf. article 6.1.e) du Règlement européen sur la protection des données conformément l’article D. 611-12 du code de l’éducation et conformément au plan de continuité d’activité mis en place par HEC Paris, dans la cadre de son plan de continuité pédagogique.

Les données sont fournies par les étudiants et participants passant les examens de HEC Paris.

Les données liées à la collecte de l’environnement visuel et sonore ainsi que la captation de l’image de l’étudiant durant l’examen sont obligatoires.

A défaut l’examen ne pourrait pas être corrigé et/ou validé du fait de l’impossibilité pour HEC Paris de vérifier les conditions de passage de l’examen conformément à ses obligations légales liées à l’article L63-1 du code de l’éducation.

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Un ensemble de données sont collectées afin qu’en cas de suspicion de non-respect des conditions d’examen, les données images, sonores et liés au comportement de l’étudiant soient visionnées, écoutées et étudiées afin de réaliser une levée de doute. Si le doute est avéré, un rapport sera constitué reprenant les digressions constatées. Ce rapport sera utilisé dans le cadre de procédure de sanction ou lors du jury de fin d’année.

Les catégories de données collectées sont : l’identité, des données d’identification telles que notamment le n° de scolarité et le numéro interne blackboard, des images (photo et vidéo), données de vie scolaire (notamment cursus, cours, email de scolarité et tout élément collecté à des fins de réponses à l’examen), les données de connexion ainsi que les cookies mis en place et en terme d’autres données, l’engagement à respecter les condition de l’E-examen, et de façon plus générale, tout élément lié à la surveillance notamment, outre les images et vidéos du participant et de son environnement, la voix de celui-ci, son environnement sonore ainsi que en cas de surveillance asynchrone tout élément collecté et lié au contrôle de sa session pendant l’examen (notamment toute tentative de suppression du plein écran, désactivation des nouveaux onglets, navigation autre que sur la page de l’examen,..).

En cas de non-respect des conditions d’examen, un rapport sera constitué.

Les étudiants et participants de HEC Paris inscrits à une formation et devant passer un examen dans le cadre de cette formation.

Les données sont gérées par les personnels administratifs et enseignants concernés de HEC Paris.

Les personnels du Pole Digital de HEC Paris et de la société en charge de l’exploitation et de la maintenance des plateformes peuvent, pour les plateformes qui les concernent, également accéder aux données, à cette seule fin.

Pour les examens ayant une surveillance en ligne, vous êtes informés que les données personnelles collectées à ces fins de surveillance sont transférées pour leur hébergement et traitement sur des serveurs situés hors de l’Union Européenne.

Les données transférées pourront également être utilisées par le prestataire en charge de la solution à des fins de diagnostic et de maintenance. Ces transferts sont réalisés sur la base des clauses contractuelles type de l’Union Européenne.

Les données collectées sont conservées :

• 6 mois maximum après le passage de l’examen pour la partie surveillance,
• une année après le passage de l’examen pour les copies,
• 50 ans pour les résultats aux partiels.

Vous disposez d'un droit d’accès, de modification, de suppression, d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement sur les données qui vous concernent. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) :

• contacter notre DPO par voie électronique : donnees-personnelles@hec.fr
• contacter notre DPO par courrier postal :
  Le délégué à la protection des données
  HEC Paris
  1 rue de la libération
  78350 Jouy-en-Josas

Pour des informations complémentaires sur vos données et vos droits : Politique concernant la protection des données personnelles.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.